De kracht van bemiddeling.
Wanneer spreken we van een conflict? Dat is wanneer meerdere partijen (burgers, bedrijven, organisaties, overheid…), die afhankelijk zijn van elkaar, de handelingen van de andere (deels) onverenigbaar beschouwt met zijn/haar belangen, zijn eigen doelen of zijn eigen waarden. En dit brengt een emotionele reactie teweeg waar de andere partij zich van bewust is en waardoor de relatie verder vertroebelt.
Partijen in conflict wensen meestal wel een oplossing om verder te kunnen (samenwerken) maar het lukt niet om rond de tafel te zitten en tot een oplossing te komen.
Dan zijn er 2 mogelijkheden:
-
Men start een juridische procedure waarvan men weet dat deze lang duurt, veel geld kan kosten en uiteindelijk de uitkomst niet kent. Er zijn eerder verliezers, zelden winnaars. En bovendien kan er bijkomende schade aangericht worden, denk maar aan reputatie schade. Een vonnis lost de problemen uit het verleden misschien wel op, maar geeft zelden opties voor de toekomst.
-
Of men kiest voor bemiddeling: een erkend bemiddelaar (een lijst van erkende bemiddelaar is te vinden op de website van de Federale Bemiddelingscommissie) begeleidt het proces om partijen te doen luisteren naar elkaar, stelt de juiste vragen, vraagt door als dat moet zodat ook alle relevante issues op tafel komen, helpt definiëren wat voor de partijen écht belangrijk is voor de toekomst, zet aan tot creatief denken over opties om tot oplossingen te komen. Oplossingen worden daardoor gedragen door de partijen waardoor beide partijen uiteindelijk winnen. Een akkoord ondertekend door een erkend bemiddelaar is uitvoerbaar en kan dus afgedwongen worden net zoals een vonnis. Bijkomende voordelen zijn snelheid, vertrouwelijkheid, discretie en betaalbaarheid.
Waarom bemiddelen?
De overheid erkent de waarde van bemiddelen, zeker in een maatschappij waar rechtbanken de toestroom aan conflicten niet meer aankunnen, maar ook de complexiteit ervan.
Daarom zijn strenge wettelijke vereisten gesteld aan het vak bemiddelen (Art.1723/1 Ger. W) en moet je door de overheid erkend worden om partijen tot akkoorden te laten komen die vervolgens -net zoals een gerechtelijke uitspraak – moeten uitgevoerd worden.
Bemiddelaars zijn makkelijk bereikbaar, flexibel, kunnen relatief snel worden ingezet. Ze zijn neutraal, onpartijdig en onafhankelijk. Dankzij deze positie kan hij of zij het vertrouwen van alle betrokken partijen winnen. De bemiddelaar creëert een veilige omgeving waarin emoties erkend en gekanaliseerd worden, zonder dat ze de oplossing in de weg staan. Bemiddelaars volgen een duidelijk en gekend protocol en een vaste procedure. Door gerichte vragen te stellen helpt de bemiddelaar partijen om de kern van het conflict bloot te leggen, wederzijds begrip te vergroten en constructieve oplossingen te formuleren die door alle partijen gedragen worden en per definitie duurzaam zijn.
Een van de belangrijkste voordelen van bemiddeling is de vertrouwelijkheid van de procedure en van de uitkomst. Veel partijen hebben er belang bij of verkiezen dat de conflicten niet in de openbaarheid komen. Want dat kan leiden tot reputatieschade of wantrouwen in bepaalde markten. Alles wat binnen de procedure gezegd wordt, is albosluut vertrouwelijk. Zelfs bepaalde onderzoeken die in dat kaden zouden worden uigevoerd kunnen niet nadien gebruikt worden in een andere procedure. Zelfs als de rechter de bemiddeling heeft opgelegd, krijgt hij/zij geen inzicht in wat aan bod gekomen is tijdens de procedure. De uitkomst van de bemiddeling wordt doorgaans ook confidentieel gehouden al is dat geen wettelijke vereiste maar wordt het voorzien in het op voorhand overeengekomen protocol.
Een ander groot voordeel van bemiddeling is de hogere slaagkans op een minnelijke oplossing: in 70 tot 80% van de bemiddelingstrajecten wordt een akkoord bereikt. Omdat beide partijen vrijwillig rond de tafel gaan zitten, omdat ze actief deelnemen aan het proces en zelf onderhandelen over een oplossing onder de deskundige leiding van de erkend bemiddelaar, is de kans groter dat het uiteindelijke akkoord gedragen wordt door alle betrokkenen. Dit in tegenstelling tot een rechterlijke beslissing, die door minstens één partij vaak als opgelegd of onrechtvaardig wordt ervaren.
Bovendien biedt bemiddeling een snellere oplossing. Waar gerechtelijke procedures maanden of zelfs jaren kunnen aanslepen door overvolle rechtbanken en complexe juridische procedures, worden 70% van de bemiddelingsprocedures binnen de 2 maanden afgerond. Er wordt dus niet alleen tijd bespaard, maar dit vermindert ook de emotionele belasting die een langdurig juridisch conflict met zich meebrengt. Uit ervaring weten we dat “peace of mind” één van de belangrijkste reden is om vrijwillig rond de tafel te zitten.
Door de kortere looptijd zijn de kosten ook aanzienlijk minder. Advocatenkosten, gerechtskosten en de lange duur van een proces kunnen financieel zwaar doorwegen.
Bemiddeling: efficiënt, kosteneffectief en snel maar vooral menselijk.
Zowel de rechters, particulieren als advocaten kunnen een bemiddelaar inschakelen. Bij een gerechtelijke bemiddeling volstaat het dat 1 partij en de rechter kiezen voor bemiddeling om deze ook effectief op te starten.
Er wordt een bemiddelaar gecontacteerd, best met een specialisatie in het domein waar het conflict over gaat. Er is een lijst te vinden van de erkende bemiddelaars op de website van de Federale Bemiddelingscommissie. Je kan zoeken op specialisatie, woonplaats, naam, etc.
De bemiddelaar neemt contact op met de partijen (de advocaten of de individuen) om de concrete afspraken te maken. Dat noemt men een regiegesprek. De principes van bemiddeling worden kort toegelicht, het onderwerp van het conflict wordt heel summier aangehaald, de partijen maken zich kenbaar (om zeker ook na te gaan of er geen belangenvermenging kan zijn met de bemiddelaar), plaats, uurtarief en datum worden afgesproken voor een eerste bijeenkomst, er worden afspraken gemaakt rond het eventueel delen van bepaalde documentatie.
De bemiddelaar maakt vervolgens een schriftelijk protocol op dat deze belangrijkste afspraken omvat. Heel belangrijk is dat de partijen die vermeld worden ook effectief beslissingsrecht hebben in het conflict. Is dat niet zo, dan moet dit worden vermeld en moet ook worden aangegeven hoe de vooruitgang van de bemiddeling dan wel wordt verzekerd.
Dit protocol dient te worden getekend door de partijen en de eerste provisie dient te worden betaald vooraleer de bemiddeling opstart.
Ikzelf zal als bemiddelaar bij een eerste bijeenkomst altijd eerst de principes nog eens toelichten alsook de manier van werken: de vertrouwelijkheid van de procedure, het belang van de inzet van de partijen, het principe van de vrijwilligheid, de neutraliteit/onpartijdigheid, onafhankelijkheid van mij als bemiddelaar, de mogelijkheid tot caucus maar ook de manier hoe een gesprek moet verlopen nl met respectvol taalgebruik en zonder onderbreken luisteren.
Vervolgens zal ik de procedure toelichten: ik laat ruim de tijd voor beide partijen om de standpunten toe te lichten en zal heel veel vragen stellen en goed luisteren. Het is uiterst belangrijk dat alles uit het verleden op tafel komt om de feiten en de gevoeligheden goed te begrijpen. Vervolgens gaan we met beide partijen na wat belangrijk is voor de toekomst. Dit is het fundament om tot mogelijke opties te komen, als puzzelstukjes voor de oplossing die uiteindelijk door beide partijen wordt aanvaard. Zelden komen we tot dit luik al tijdens een eerste vergadering maar dan wordt er meteen een tweede afspraak vastgelegd. De kans is reëel dat er bij een tweede vergadering al een oplossing bereikt wordt. Deze oplossing wordt in een bemiddelingsakkoord gegoten dat door de verschillende partijen wordt ondertekend. Vanaf dan kan het uitgevoerd worden cfr de termijnen die gedefinieerd zijn. Een akkoord kan ook gehomologeerd worden door de rechtbank wat het juridisch uitvoerbaar maakt.
Dat klinkt eenvoudig? Ja zeker, maar de praktijk is anders. Emoties laaien op, mensen zeggen niet wat ze denken, of denken niet wat ze zeggen, mensen zijn onzeker, mensen zijn koppig, mensen horen niet wat er gezegd wordt, mensen manipuleren, mensen hebben het moeilijk met oprecht communiceren.
Daarom is het belangrijk om als bemiddelaar de tijd te voorzien en de rust te bewaren en te allen tijde de conversatie gaande te houden.
Bemiddelen is een vak. Het vraagt opleiding en de juiste skills.